2018. július első napjának reggelén hangos fellélegzések sokasága töltötte be az ország légterét – ekkor regisztrálták a NAV-nál az első számlákat, amelyeket már érintett az új jogszabályi kötelezettség, amely kimondja, hogy minden 100 000 forint áthárított általános forgalmi adót tartalmazó, belföldi tranzakciót érintő számlát be kell küldeni a magyar adóhatóságnak. A Kontron budaörsi irodájában is nagy volt az elégedettség, hiszen több mint 40 partnerünk számlái mentek be sikeresen. Az SAP üzletág a saját fejlesztésű NAV-On Line keretrendszer mellett az SAP standard megoldását is implementálta több ügyfele számára – a következőkben ez utóbbi kapcsán szedném össze és osztanám meg az általános tudnivalókat és tapasztalataimat.

Szükséges komponensek

Az SAP a megoldását eDocument Full solution-nek nevezi, tehát minden olyan megoldás, amely nem az alábbi három komponensből áll, az nem Full, így az SAP nem is tud garanciát vállalni arra, hogy az működni fog.

A standard megoldáshoz három komponens szükséges:

1. SAP eDocument Framework, amely eDocumentek forrásbizonylatokból történő generálásáért felel. Nem licencköteles termék.
2. SAP ERP option for eDocument processing add-on, amely egy limitált funkcionalitással rendelkező Application Interface Framework és a tranzakciós adatok XML formátumba történő mappeléséért felel. Licencköteles termék.
3. SAP Cloud Platform Integration, amely az ERP rendszer és a NAV közötti kommunikációért felel. Licencköteles termék.

A lincencek megvásárlása és a komponensek installálása után el lehet kezdeni a rendszer beállítását, amelyben a 2637574 számú áttekintő SAP note nyújt nekünk segítséget. Természetesen a testreszabást meg kell, hogy előzze egy GAP analysis, amely során feltárandó, hogy az adott partner rendszere miben tér el a standard ERP-től.

Az adatszolgáltatás menete

Az SAP standard megoldás az SD, IS-U, RE-FX, MM/ERS (Self billing) és FI modulok számlázási funkcióival kibocsátott számlák adataiból a meghatározott XSD struktúrának megfelelő XML fájlt állít elő. Az XML fájlok az SAP Cloud Platform-on keresztül kerülnek továbbításra a NAV felé.
A számlák adatainak elküldését és annak eredményét a rendszer naplózza. A monitoring felület lehetőséget biztosít a számla státusz lekérdezés eredményére vonatkozó információ megjelenítésére, a hibás adatszolgáltatások kiszűrésére.

A folyamat lépései:

1. A releváns számla könyvelésekor létrejön egy eDocument
2. Az Application Interface Framework (AIF) létrehozza az eDocument-ből az XML fájlt, amely a számla adatait tartalmazza
3. Az eDocument létrejöttével egyidőben a Cloud Platform Integration (CPI) token kérést küld a NAV felé
4. A NAV visszaküldi a tokent a CPI-nek, amely azt eltárolja
5. Az XML beküldésekor, az először átkerül a CPI-be, ahol a kapott token segítségével a SAP felhő elkódolja azt, majd küldi a NAV felé
6. A NAV visszaküldi a CPI-nek a tranzakció azonosítót, amelyet az továbbít az ERP felé
7. A kapott tranzakció azonosítóval lekérjük a státuszt egy adott eDocumenthez

A keretrendszer tranzakciói

A megoldás az eDocument Framework-re épül, így ennek a keretrendszernek a tranzakcióit használja.

A monitorzó felület az EDOC_COCKPIT tranzakcióval futtatható. Itt láthatjuk az eDocument-eket, amelyek a relenváns számla könyvelése után létrejöttek. A felületről manuálisan beküldhetjük az adott számla XML-t (Submit), lekérdezhetjük a már beküldött számlához tartozó NAV oldali státuszt (Status), megjeleníthetjük a számlához generált XML-t (Display) és exportálhatjuk azt (Export File), megnézhetjük a különböző rendszerüzeneteket (Goto…), illetve beküldhetjük az eredeti számla storno-ját (More).

Annak érdekében, hogy a jogszabályi kötelezettségeknek megfelelve az adatszolgáltatás emberi beavatkozás nélkül megvalósuljon, egy másik, EDOC_BACKGROUND nevű tranzakcióban tudunk háttérben futó job-okat ütemezni, amelyek az automatizmusért felelnek.

A tranzakcióban adott vállalat, létrehozás és könyvelés dátum, eDocument típus és eDocument státusz szerint adhatjuk meg, hogy milyen műveletet hajtson végre a rendszer.

Az ilyen módon elmentett szelekciós változat segítségével már ütemezni tudjuk a szükséges job-okat.

Konklúzió

Úgy gondolom, hogy az SAP standard megoldása viszonylag egyszerűen beállítható, javarészt bázis oldali teendőket igényel – nincsen sok beállító tábla, azonban ez csak abban az esetben jelent előnyt, amennyiben a felkészítendő rendszerben egyszerű, standard folyamatok vannak csupán. A megoldás például nem fedi le a gyűjtőszámla és előlegszámla folyamatokat, így azokhoz további fejlesztés szükséges. Hasonlóképpen fejleszteni kell, amennyiben nem szeretnénk minden belföldi adókódot tartalmazó számlát küldeni, mivel a rendszerbe ÁFA-összeg szerinti ellenőrzés nincs beépítve. A módosításokhoz, bővítésekhez BAdI-k állnak rendelkezésünkre, amelyekben szabályozhatjuk, hogy milyen feltételek mellett releváns egy számla, illetve megadhatjuk, hogy az XML egyes tag-jeit melyik mező alapján szeretnénk tölteni.

Összességében elmondható, hogy az SAP egy átlátható, felhasználóbarát megoldást szállított, amellyel minden SAP-t használó vállalat elégedett lehet.