Immáron több milliónyi cég számára vált megtapasztalhatóvá az a kényelem és érték, mit az üzleti technológiájuk felhőbe költöztetése után érezhettek. A felhőbe történő migráció folyamata azonban továbbra is szerteágazó, érzékeny projekt, mely a szervezet üzleti és technológiai vezetőinek teljes figyelmét követeli meg annak érdekében, hogy az időben történő és hatékony eredmény biztosított legyen.

Egy nemrégiben készített felmérésben az Infor Felhő Tanács (Infor Cloud Council – ICC) különböző iparágakat képviselő tagok (többek közt a gyártás, egészségügy, közszféra, disztribúció és államigazgatás területe) a saját korábbi tapasztalataik alapján tettek javaslatokat a legjobb gyakorlatokról, amik a felhőbe történő migráció esetén alkalmazandók.

Mik is ezek a főbb tanácsok?

Partner kiválasztás

A felhőalapú technológiával a szállító kiválasztása még fontosabb, mint az on-premise technológiák esetén, hiszen legalább egy szállítóval kell előre nem látható ideig együtt dolgozni. Biztosnak kell lenni abban, hogy a kiválasztott szállító(k) az adott cégének teljes mértékben megfeleljen(ek).

Műszaki háttér és szakértelem
Van különbség egy egyetlen telephelyes, 30 felhasználós megvalósítás és egy több ezer felhasználót kiszolgáló multinacionális projekt között. Mindig ellenőrizni kell, hogy a gyártó hajtott-e végre sikeres projektet az ügyfél méretében, vagy annál nagyobb vállalatnál.

Ipar és terület ismeretek
Egy ruhaipari gyártónak igencsak más dolgokra van szükségük, mint például egy elektronikai gyártónak. Az adott iparágában tapasztalattal rendelkező szállító értékes javaslatokat adhat a bevezetéskor.

Tapasztalat a területen
A célok melyek egy CRM megvalósítás esetén állítódnak fel rendkívül eltérnek azoktól, melyek egy ERP megvalósítás esetén merülnek fel. Ügyelni kell arra, hogy olyan szállítót válasszunk, akinek már van tapasztalata a kívánt terméktípus implementációjában.

Biztonság
Mivel a felhőalapú technológia hosszú távú elkötelezettséget teremt, olyan partnereket kell választani, akik ennek kiszolgálását hosszú évekig biztosítani tudják. Ha már legalább egy évtizede működő on-premise ERP van jelenleg használatban akkor feltételezni kell, hogy legalább ilyen hosszú ideig fog szorosan kötődni a felhő szolgáltatóhoz, és olyan partnerre támaszkodjunk, aki ezen időszak alatt biztosítani fogja üzleti tevékenységének folytatását.

Felelősség

Legyen a maga ura!
Magától értetődne, hogy a költségeket és feladatokat csökkenteni tudjuk a felhőbe történő kiszervezéssel, de senki se essen abba a hibába, hogy azt hiszi ezáltal a felelősséget is leveszik a válláról – az marad nálunk. Előfordulhat, hogy a szállítók nem tudják mindig a legjobb megoldást vagy választ adni, így a végső szót mindig a megbízónak kell kimondani.

Meghatározott kapcsolattartó
Mindig kell legyen egy konkrét személy, aki a felhőműveletekért felelős és együtt tud dolgozni a szállító partnerekkel. A kulcsfontosságú felelősségek esetleges félreérthetősége késleltetheti a projektet, és akár váratlan hibákhoz és mulasztásokhoz vezethet, míg ezek kockázata egy kinevezett személlyel minimálisra csökkenthető.

Folyamatok

Egyértelmű folyamatok kialakítása
Győződjünk meg róla, hogy a felhasználói közösség tudja, hogy kihez kell fordulnia kérdés esetén, hogyan tudnak egymással kapcsolatba lépni, és mikor kell egy esetleges problémát eszkalálni felsőbb szintekre.

Dokumentum és folyamat megosztás
Mindig készíteni kell írásbeli dokumentációt az üzleti folyamatokról, a bevált gyakorlatokról és a megtanult tapasztalatokról, majd rendszeresen kommunikálni is kell ezt a lehető legszélesebb körben.

Elvárások mihamarabbi felállítása
Rendszeresen és minél korábban kommunikálni kell az összes érdekelt fél irányába, hogy reális elvárásokat lehessen támasztani, minek köszönhetően a változásmenedzsment-folyamat gördülékenyebbé válik

Szerződéskötés

Terminusok tisztázása
Az egyes szállítói szerződések összes feltételével tisztában kell lenni, ideértve a kártalanítást, biztonságot, adatok bizalmasan történő kezelését, a szolgáltaltatás kiterjedését, a távoli elérést, az esetleges teljesítéseket, a napi adminisztrációs és üzemeltetési eljárásokat, a felmondási és kilépési feltételeket.

Szolgáltatási szintű megállapodás létrehozása (Service Level Agreement – SLA)
Az SLA kritikus annak érdekében, hogy tisztában legyen mindenki a lehetséges katasztrófa elhárítási problémákkal és hogyan lehet kezelni a teljesítménykieséssel együtt járó helyzeteket. A megoldás alapjául szolgáló felhőszolgáltatás SLA szintjeivel szintén érdemes tisztában lenni (pl. MUP)

Referenciák ellenőrzése
Érdemes utánanézni a leendő szállítója korábbi tevékenységeinek. Nem szabad csak a publikált sikerekre koncentrálni, azt is ki kell deríteni, hogy az esetleges problémákat akkor hogyan kezelte, miképpen állították vissza a rendszer helyes működését mikor a baj beütött.

Tesztelés és oktatás

Biztonsági protokollok áttekintése
Amennyiben olyan szállítót választunk, aki már bizonyított felhőszolgáltatásra alapozza termékét úgy kevesebb biztonsági aggály lehet fizikai téren, ám ez nem jelenti azt, hogy a saját belső folyamatok ne lehetnének sebezhetők a továbbiakban. Biztosítani kell, hogy minden alkalmazott kapjon részletes tájékoztatást a biztonsági óvintézkedésekről.

Élesítés előtti teljesítménytesztelés
Érdemes prioritással kezelni a teljes rendszerre kiterjedő teljesítményelemzést annak biztosítása érdekében, hogy a kialakított környezet képes legyen kiszolgálni a munkaciklusokat és az esetleges kiugró teljesítményigényeket. Biztosnak kell lenni abban, hogy az új alkalmazás képes integrálódni a többi, már használatban lévő rendszerrel úgy mint ERP, CRM, EAM, WMS és más rendszerek. Az integrációs terv az egész szervezetre hatással lehet, ezért is alapvető fontosságú ez az ismeret, hogy tudjuk milyen eshetőségekre lehet számítani, mind a bevezetési, mind a későbbi időszakban.

Átfogó képzési terv készítése
Az áttérés tökéletes alkalmat teremt arra, hogy olyan képzési terv legyen kidolgozva, mely támogatja a jelenlegi alkalmazottakat és az új belépőket egyaránt. Ha a szállító partner rendelkezik olyan szolgáltatással/előfizetéssel, ami segíti az új alkalmazottak felkészülését és hogy tisztában legyenek a munkakörükkel járó felelősségekkel, úgy azt érdemes igénybe venni, mint azt például az Infor teszi a Infor oktatási szerződés létrejötte esetén.

Az Infor Felhő Tanács egy olyan fórum, ahol is az ügyfelek megoszthatják és megvitathatják ötleteiket, az esetlegesen felmerülő aggályaikat és javaslataikat. A résztvevők között olyan nagynevű cégeket is lehet találni, mint pl. a Flextronics, Fetim stb. A tagok értékes javaslatokkal járulnak hozzá a felhőajánlatok programtervezéséhez és termékfejlesztéshez is. A kapcsolatok megerősítése és a hatékony kommunikáció minden résztvevő számára csak előnyökkel járhat.