Bizonyára az elmúlt időszakban sokaknak lett mindennapi életének része a különböző kollaborációs platformokon (pl: Microsoft Teams, Webex) keresztül végzett munkavégzés. A legtöbben már profik vagyunk egy-egy online értekezlet megszervezésében, sőt már nemcsak az emailt használjuk írott kommunikációs formaként, hanem a chat felületeket is.

Sokan tárolják és szerkesztik közösen dokumentumaikat is ezeken a platformokon keresztül. De valóban minden funkcióját kihasználjuk? Számos olyan trükk van ugyanis, ami jelentősen megkönnyítheti életünket és lehet, hogy nem is tudunk róla. Mivel nagy valószínűséggel az online munkavégzés hosszú távon is velünk marad, jelentős hatékonyságnövelést érhetünk el, ha minél több funkcióját használjuk és ezekkel egyszerűsítjük munkánkat.

Most a Microsoft Teams használatához szeretnénk néhány tippet trükköt adni. 7 olyan funkciót mutatunk be, ami nagyon hasznos lehet és sok időt spórolhatunk meg vele.

1. Fókuszálás az előadó megosztott tartalmára értekezlet alatt

Ha valaki prezentál és megosztja a képernyőjét egy értekezletben, akkor zavaró lehet és elvonhatja a figyelmet a lényeges tartalomról, ha emellett más résztvevők bekapcsolva tartják a kamerájukat. Ha az értekezletben a …-ra kattintunk, majd a “Fókuszálás” opciót kiválasztjuk, akkor csak a megosztott tartalmat fogjuk látni, és másokat nem.

2. Mikrofon visszahangosításának tiltása

Nem szeretnénk, hogy a résztvevők megzavarják a prezentációt? Az értekezletbeállításoknál szervezőként megadhatjuk előre is, hogy ne legyen elérhető a mikrofon visszahangosítása az értekezleten nem előadóként jelen lévő résztvevők számára. Ezt akár az értekezlet során is beállíthatjuk. Ehhez kattintsunk a “Résztvevők megjelenítése” ikonra, majd a …-ra. Válasszuk a “Nem engedélyezett a résztvevők számára a visszahangosítás” opciót. Ezt a tiltást bármikor feloldhatjuk.

3. Kedvenc csevegések és csatornák rögzítése

Mindig keresgélni kell a csevegések és a csatornák között, hogy megtaláljuk azt a néhányat, amit rendszeresen használunk? Rögzítsük ki azokat a csevegéseket és csatornákat, amiket leggyakrabban használunk, így időt spórolhatunk azzal, hogy nem kell mindig keresnünk őket. Ehhez húzzuk a bal oldalon a megfelelő csevegés vagy csatorna fölé az egeret, és kattintsunk a …-ra, majd válasszuk a “Rögzítés” opciót. A rögzítést ugyanitt fel is oldhatjuk, ha már valamire nincs szükségünk rendszeresen.

4. Gyors szavazás létrehozása csevegésben vagy csatornában

Szeretnénk egy csevegésben vagy csatornában a kollégákkal gyorsan megszavaztatni valamit? Ezt könnyedén megtehetjük a Forms segítségével. A csevegésben vagy csatornában az új üzenet sávja alatt kattintsunk a …-ra majd válasszuk ki a Forms alkalmazást, és adjuk hozzá. Ezután már megjelenik az üzenet írása alatti sávon. Válasszuk ki, majd írjuk be a kérdést és a válaszlehetőségeket, majd kattintsunk a küldésre. A válaszokat akár azonnal meg is jeleníthetjük.

5. E-mail küldése csatornába

Csatornába tudunk e-mailt küldeni, ami hasznos, hogyha egy olyan e-mailt kapunk, ami a csatorna többi tagjára is vonatkozik, nekik is feladatuk van azzal. Ehhez a csatorna neve mellett a …-ra kattintva válasszuk az „E-mail-cím lekérése” opciót, majd másoljuk ki a csatorna e-mail címét és továbbítsuk erre a címre a megfelelő e-mailt. A csatornába beküldött e-mail csatolmányt is tartalmazhat, melyet akár azonnal közösen is szerkeszteni tudnak a csatorna tagjai, amennyiben Word, PowerPoint vagy Excel fájlról van szó.

6. Más személy állapotának követése

Szeretnénk valakit elérni, de állandóan “Elfoglalt” a státusza? Állítsuk be az adott személy állapotának követését, így értesítést kapunk arról, hogyha elérhető lesz. Ehhez kattintsunk a profilképünkre, majd válasszuk az “Értesítések” opciót. Itt a “Személyek” lehetőségre kattintva tudjuk megadni a követni kívánt személy(eke)t. Ugyanezt akár csevegéslistánál is beállíthatjuk: húzzuk az egeret az adott személlyel való csevegés fölé, majd kattintsunk a …-ra és válasszuk az „Értesítés, ha elérhető” opciót.

7. Üzenetek mentése

Kaptunk egy olyan üzenetet vagy láttunk egy csatornabejegyzést, amit később is szeretnénk könnyen megtalálni, mert fontos vagy még foglalkoznunk kell vele? Mentsük el az üzenetet vagy csatornabejegyzést, így később is könnyedén meg tudjuk nézni. Ehhez húzzuk a menteni kívánt üzenet vagy csatornabejegyzés fölé az egeret, majd kattintsunk a …-ra és válasszuk az “Az üzenet mentése” lehetőséget. Az elmentett tartalmakat a profilképünkre kattintva a “Mentve” résznél találjuk. Itt a mentést is törölhetjük, ha már nincs szükségünk az adott tartalomra. Ehhez vegyük ki a piros jelölést.

Amennyiben úgy gondolja az Ön cége számára is hatékonyégnövekedéssel járna, ha munkatársai nemcsak használgatnák, hanem profi módon működnének együtt a Microsoft Teams felületén, adja meg adatait és kollegáink felveszik Önnel a kapcsolatot a lehetséges csoportos oktatással kapcsolatban.