Az online csoportmunka fontosabb, mint valaha

A jelenlegi pandémiás helyzetben a home office reneszánszát élik a vállalatok, és a felhőből kiszolgált online kollaborációs eszközök előretörése minden korábbi várakozást felülmúl.

A Kontron -nál és ügyfeleink jelentős részénél lassan egy éve Microsoft Teamsen bonyolítunk hívásokat, egyeztetünk, osztunk meg dokumentumokat egymással. Egyre-másra kerülnek ki az aktuális hírek és szabályozások a Sharepoint Online felületekre.

Mint minden vállalati szinten újonnan bevezetett informatikai szolgáltatásnál, fontos visszamérni annak sikerességét, különösen, ha a felhasználók köre szinte minden munkavállalóra kiterjed.

Mérhető aktivitás, trendek követése, döntéstámogatás

Mennyire sikerült alkalmazkodni a felhasználóknak az új eszközök használatához? Milyen hatékonysággal jutnak el az új információk a célcsoporthoz? Az ezekre adott válaszok mind izgalmas és érdekes információk nem csak a vezetők, hanem a HR és a Kommunikációs osztályok munkatársai számára is.

Gyors, és objektív mérésekkel, megfelelő adatvizualizációval meg tudják ragadni a lehetőséget:

• visszamérhető a korábbi tevékenységek sikeressége, trendek állíthatók fel
• az információk célzottabb közlése lehetségek az adatok elemzése után
• azonosíthatók a népszerű témák, vagy dokumentumok
• ahol szükséges, lehetőség nyílik időben beavatkozni (akár egy oktatás szervezésével) az adott szolgáltatás aktívabb használatának elősegítésére, hatékonyabb használatára

Fontos, hogy mindezt az adatgyűjtéstől kezdve az adatvizualizációig, biztonságos és anoním módon kezeljük, a hatályos rendelkezések és szabályozások keretein belül.

Jelenleg elérhető ingyenes eszközök, limitációk

A megvásárolt Microsoft 365 szolgáltatások részeként az alábbi eszközök állnak rendelkezésünkre az aktivitások monitorozására további költségek nélkül:

Microsoft 365 Admin Center Reports

Pro:

• Könnyen használható felület szolgáltatások szerint lebontva
• Export lehetőség
• Közvetlenül az Admin Centerből elérhető

Kontra:

• Erősen aggregált adatok, kevés szűrési lehetőség, fix nézetek
• Hosszú távú megőrzés legfeljebb 180 napig
• Új adatok feldolgozása akár 48 órát is igénybe vehet

Microsoft 365 Usage Analytics

Pro:

• Könnyen kezelhető előre elkészített Power BI-alapú felület
• Fejlettebb nézetek az Admin Center riportokhoz képest
• Jobb granularitás az egyes szolgáltatásokon belül, de továbbra is erősen aggregált adatok

Kontra:

• Nem szabható testre, fix adatkör
• Megosztásához és beágyazásához Power BI Pro licenc szükséges
• Hosszú távú adatmegőrzés és gyors frissítés nem megoldott (180 nap, 48 óra)

Microsoft Graph

Pro:

• Graph Explorer felület vagy API-hívás segítségével lekérhetjük az egyes aktivitásokat
• Biztonságos API hívások és jogosultságkezelés
• Könnyen integrálható egy saját fejlesztett alkalmazásba

Kontra:

• Az adatkör és a limitációk ugyanazok mint az előző két megoldásnál
• Nincsen riportolási felület, az adatokat nekünk kell letárolnunk és feldolgoznunk
• Az API folyamatos fejlesztés alatt áll, egyes részei még nem véglegesek, változhatnak

Jól látható, hogy mind az adatok részletességében, elérhetőségében, és a frissítés gyakoriságában erős megkötésekkel kell szembenéznünk az ingyenességért cserébe.

A Kontron ajánlata

Ügyfeleink egyedi igényeit megismerve standard Microsoft-alapú szolgáltatások felhasználásával ki tudunk alakítani egy olyan:

• költséghatékony
• gyorsan bevezethető
• nagy mértékben automatizált

megoldást, ami választ tud adni az említett online csoportmunka eszközök használatával kapcsolatos kérdésekre, kiaknázva a Microsoft Power BI adatvizualizációs platform lehetőségeit és a Microsoft Azure szolgáltatásait.

Következő blogbejegyzéseinkben bemutatjuk, hogyan tudjuk kiküszöbölni a korábban említett limitációkat, hogyan teremthetünk értéket a begyűjtött adatokból, és milyen biztonsági követelményeknek kell megfelelnünk.