Üzleti probléma leírása

Az elmúlt időszakban a pandémiás helyzet miatt még nagyobb hangsúlyt kapott a távoli munkavégzés, azaz a Home Office biztosítása. Az MVM Csoportban is fókuszba került a digitális munkavégzés lehetőségének fejlesztése. A cégcsoport esetében a historikusan széleskörűen használt online kommunikációs megoldás a Skype for Business, mely mélyen beépült a vállalati kultúrába.

Ez az alkalmazás korábban megfelelő volt az online csevegések és értekezletek lebonyolítására, de a gyorsan változó digitális világban a Microsoft Teams több lehetőséget képes nyújtani az MVM munkavállalóinak, nem csupán az online értekezletek megvalósításában, de a kollégák minél hatékonyabb együttműködésében is. Emellett a Skype for Business üzemeltetése bonyolult és költséges a felhős megoldással szemben, ezért is döntött az ügyfél az előbbi kivezetése mellett.

Egy megszokott eszköz kiváltása és helyette egy komplexebb megoldás bevezetése nagy változást jelent mind az informatikai csapat, mind a felhasználók számára, főként egy olyan szervezet esetében, ahol több leányvállalatról, egy sokszínű informatikai környezetről és több mint 15.000 munkavállalóról beszélünk.

Az MVM Csoport 2020-ban negyedik alkalommal rendezte meg Magyarország legnagyobb energetikai fókuszú startup versenyét, az MVM EDISON-t. A Microsoft Teams teljes körű bevezetése előtt, nagyon rövid időn belül megoldást kellett találnunk arra, hogy a startup verseny záró rendezvényét – ahol a több mint 230 pályázó csapat 8 döntőse vett részt – hogyan lehet sikeresen megszervezni az online térben.

A megoldás

Tanácsadóink segítségével az üzleti igényeknek megfelelően kialakítottunk egy koncepciót az MVM EDISON verseny virtuális megvalósítására. A Microsoft Teams került kiválasztásra platformként, hiszen egyrészt így már rendelkezésre állt az ügyfél Office 365 előfizetésének egyik applikációja, másrészt a Teams más lehetőségekhez képest sokkal biztonságosabb interaktív felületet biztosít.

A csoportszintű bevezetést a Kontron informatikai, illetve adaptációs és változásmenedzsment oldalról is támogatta. A Skype for Business kivezetését és a Microsoft Teams implementációját megfelelően elő kell készíteni műszaki, biztonsági és változásmenedzsment oldalról, hogy minél kevesebb problémával szembesüljenek a felhasználók. A változást sokszor nehéz elfogadni, főleg egy nagylétszámú szervezet és egy bevált alkalmazás kiváltása esetében, ezért többféleképpen pl. kommunikációval, online tudásbázissal és oktatással, különböző hatékonyságnövelő tippek megosztásával stb. igyekeztünk elősegíteni, hogy a munkavállalók gyorsan és zökkenőmentesen átálljanak az új rendszer használatára.

A projektben kiemelt szerepet vállalt az MVMI Zrt. és az MVM Csoport több területe is. A projektvezetést az MVMI Zrt. IT Innováció Menedzsment, valamint Ügyfélmenedzsment Osztálya végezte, az LLD-t (alacsony szintű tervezést) az Infrastruktúra Fejlesztési Osztállyal készítettük el, az implementációért az Infrastruktúra Rendszerek Üzemeltetési Osztály felelt, továbbá a biztonsági kérdéseket az IT Biztonsági Osztállyal egyeztettük. Az oktatási anyagok véleménye zésében és finomhangolásában az Agilis Transzformáció Osztály nyújtott támogatást. A cégszintű kommunikáció és az oktatások lebonyolításában a Csoportszintű Kommunikációs Igazgatóság és az Infokommunikációs Igazgatóság segítette a munkánkat.

A Microsoft Teams, mely funkciókészletének köszönhetően illeszkedik a cégcsoport digitális stratégiájához, egy olyan modern munkakörnyezet kialakítását teszi lehetővé, ahol egy helyen érhető el mindaz, amire a közös munka során szükség lehet, bármikor és bármilyen eszközön (laptop, mobil – iOS, Android). továbbá, azon túl, hogy biztosítja a Skype for Business korábban nyújtott szolgáltatásait, további funkciókkal is rendelkezik, többek között:

• A csevegés folytonos, azaz minden korábbi üzenetváltás elérhető és visszakereshető a felületen.
• Integrálódnak az Office 365 alkalmazások, így minden, ami a munkavégzéshez szükséges, egy helyen – a Teams-ben – érhető el és hatékonyan használható. Például a Word, Excel és PowerPoint fájlokat valós időben, egyszerre több személy is tudja közösen szerkeszteni, mindezt automatikus mentéssel és verziókövetéssel. A Planner pedig a feladatok agilis menedzselését teszi lehetővé.
• Az értekezleteknél egyedi hátteret állíthatunk be a kameraképünkhöz – így nem számít, hogy honnan dolgozunk, a megjelenés professzionális lesz.
• A Teams lehetőséget ad a nagylétszámú vállalatszintű online események lebonyolítására.
• Megkönnyíti a szervezeti csoportok vagy akár különböző területek kommunikációját és együttműködését.
• A Microsoft Teams-ben egyszerűen tudunk keresni a fájlok, üzenetek és emberek között a beépített kereső funkciónak köszönhetően.

Eredmények

• Az MVM EDISON verseny, illetve az MVM-es kollégáknak szóló Nők az MVM-ben rendezvény két fordulója is gördülékenyen zajlott a Teams-en, így a jövő évi rendezvényekre is jó opció lehet ez az interaktív környezet.
• A megoldás olyan többszáz résztevevős menedzsment fórumon (TOP 200) is kiválóan teljesített, ahol nemcsak Magyarországról, hanem Csehországból és Kínából is becsatlakoztak résztvevők.
• A jelenlegi helyzetben hatékonyan, online közegben is meg lehet tartani a csoportszintű eseményeket.
• Az MVM Csoport munkavállalói részére a Microsoft Teams biztosítani tudja, hogy rugalmasabban, helyszíntől és eszköztől függetlenül végezzék a mindennapi feladataikat. Ez nem csak most, hanem hosszú távon is munkahelymegtartó képességgel bír, mivel a fiatal generáció és a kisgyerekes családok számára a rugalmasság kiemelten fontos.
• A csoportokon belüli és a csoportok közötti együttműködés hatékonyabbá válik azáltal, hogy a kommunikációs eszközök és más adatok (fájlok, feladatok stb.) egy felületen érhetők el. Egy új kolléga integrálása a szervezetbe és a projektekbe sokkal gyorsabban megtörténhet, hiszen a számára lényeges információkhoz egyszerű jogosultságadással és néhány kattintással hozzá is férhet, ezáltal csökkentve a támogató területek (IT és HR) leterheltségét.
• A folyamatosan fejlődő, modern funkciókészlet lehetővé teszi, hogy a megbeszélések ideje optimalizálható legyen és hogy a minőségük audio, képi és tartalmi szempontból is professzionális legyen.
• Az Office 365-ös környezet (nem csak a Microsoft Teams, hanem az összes alkalmazás) biztonsági és adatvédelmi szempontból egyaránt megfelel a cégcsoport szintű biztonsági elvárásoknak.